قطعا کارمندان هر اداره برای انجام بهتر مسولیت های خود نیاز به فضای آرامش بخش همراه با امکانات و تجهیزات خاصی دارند. از جمله امکاناتی که باید برای کارمندان هر اداره فراهم شود، اختصاص یافتن میز های اداری مناسب است تا بتوانند براحتی وسایل مورد نیاز خود مانند رایانه، کاغذ و دیگر ملزومات را بر روی آن قرار دهند. اما یک سوال اساسی در اینجا مطرح می شود. آیا ممکن است که هر کارمند داری یک میز اختصاصی باشد و این امر چه مزایا و معایبی را به دنبال خواهد داشت. در این مقاله سعی شده است به طور کامل به یافتن پاسخ این سوال پرداخته شود و به طور دقیق مزایا و معایب اختصاص یافتن میز های اداری به کارمندان را مورد بررسی قرار دهیم.
مزایا و معایت از استفاده میز اداری اختصاصی برای کارمندان
ایجاد تمرکز و دقت بیشتر: معمولا ادارات مشغول به فعالیت در یک شهر به مسائل و امور چند زیرمجموعه رسیدگی می کنند. به عبارت دیگر اداره مورد نظر بر فعالیت چند زیر مجموعه که در شهرهای اطراف فعالیت دارند، نظارت می کنند. بنابراین کارمندان مجبور هستند حجم زیادی از پرونده ها و مسولیت ها را برعهده بگیرند. پس با این تفاسیر، می توان نتیجه گرفت که کارمندان در صورتی که دارای میز اداری اختصاصی باشند و به طور جداگانه در فضای خاصی مستقر شوند، میزان تمرکز و دقت آنها بالا می رود و بدون دغدغه و آلودگی صوتی، براحتی وظایف خود را انجام می دهند. این در حالی است که اگر هر چند نفر از کارمندان یک اداره بر روی یک میز بصورت گروهی کار کنند امکان حواسپرتی و عدم تمرکز پیش می آید.
معایب استفاده از میز اداری اختصاصی برای کارمندان
بی نظمی و ایجاد ظاهر نامناسب:
فرض کنید یک اداره دارای تعداد زیادی کارمند باشد و فضای اختصاص یافته به تاسیس اداره نیز دارای مساحت چندان زیادی نباشد. حال اگر تصمیم بر این باشد که هر کارمند بر روی یک میز اختصاصی، فعالیت خود را انجام دهد. نیاز به تعداد زیادی میز اداری می باشد. اما چگونه می توان این همه میز اداری را در فضای اداره قرار داد. قطعا با قرار گیری تعداد زیادی میز اداری در فضای کوچک ادارات بی نظمی زیادی به وجود می آید. شولوغی و عدم یافتن فضای خالی در محیط اداره یک پدیده دور از انتظار نخواهد بود.
مشکلات مربوط به رفت و آمد کارمندان و اراباب رجوع:
در صورتی که در یک اداره، تمامی کارمندان داری میز اداری اختصاصی باشد، بدون شک حجم زیادی از فضای داخلی اداره به محل قرار گیری این میز ها اختصاص می یابد و میزان فضای خالی کمتری یافت می شود. اگر ارباب رجوع بخواهد به کارمند خاصی مراجعه نماید مجبور است در بین تعداد زیاد میز ها بچرخد و با تحمل مشقت و سختی از فضای کوچکی که بین میز ها وجود دارد بگذرد و به میز مورد نظر برسد. این امر قطعا در ایجاد فضای مشوش و نا آرام محیط اداری تاثیر گذار خواهد بود.
کاهش میزان صمیمیت و ارتباط بین کارمندان:
وقتی تعدادی از کارمندان بنا به هر دلیلی از میز گروهی استفاده می کنند مجال بیشتری می یابند تا با هم دیگر صحبت کنند و روابط صمیمانه تری بین آن ها شکل بگیرد. حال اگر کارمندان بخواهند از میز های اداری اختصاصی استفادهع نمایند بدون تردیت فاصله ای بین آن ها ایجاد می شود و فرصت کمتری برای صحبت و ارتباط با یکدیگر می یابند. در این حالت ارتباط بین کارمندان کاهش می یابد و روابط دو.ستانه و گرمی که بین همکاران وجود دارد با نمشکل رو برو می شود.
خستگی زیاد و کاهش بازدهی:
زمانی که در یک اداره شرایط بر این اصل استوار باشد که هر کارمند از میز اداری اختصاصی استفاده نماید، کارمندان مجبور هستند تمام ساعات خود را به فعالیت بپردازند و کمتر می توانند به همکاران خود سر بزنند و ارتباط برقرار نمایند. بنابراین پس از مدت زمان کوتاهی، کارمندان خسته می شوند و میزان بازدهی مفید آنان کاهش کمی می یابد و به مرور زمان انگیزه خود را از دست می دهند.
پرداخت هزینه های بیشتر:
اگر مدیر یک اداره بخواهد برای هر کارمند، میز اداری اختصاصی تهیه نماید مجبور است میزان زیادی هزینه بپردازد. بنابراین اختصاصی یافتن میز اداری برای هر کارمند موجب وارد ساختن ضررهای مالی و پرداخت های سنگین می شود.
نتیجه گیری
اگرچه فراهم آوردن امکانات راحتی برای کارمندان یک مجموعه، امری الزامی و مهم است اما بهتر است قبل از هرگونه اقدامی به نتایج تصمیات خود توجه داشته باشید. برای مثال، اگر چه داشتن میز های اداری اختصاصی برای کارمندان یک مجموعه ، امری مثبت می باشد اما بنا بر آنچه گفته شد پیامدهای منفی نیز دارد. بنابراین بهتر است در این باره دقت بیشتری صورت پذیرد.
مطالب مرتبط : پارتیشن اداری